Thuiswerken kan bestaan uit online vergaderen. Voor velen is dat inmiddels misschien al gesneden koek. Toch hier een artikel gewijd aan online vergaderen voor degenen die starten met thuiswerken. Al merk ik ook vaak dat ook de doorgewinterde thuiswerker deze tips en tricks niet kent.
Online vergaderen. Een aantal stappen, tips en tool suggesties.
Direct aan de slag met thuiswerken? Thuiswerkhulp.nl regelt het en helpt je op weg.
Agenda
Maak vooraf een agenda op en zet die op een plek waar iedereen bij kan. Bij voorkeur op een plek waar anderen deze kunnen aanvullen of erop kunnen reageren.
Personen die iets willen bespreken kunnen dan een item toevoegen aan de agenda. Iedereen weet dat dan en kan zich ook daarop voorbereiden.
Door middel van reacties op een agenda kunnen vaak punten al voorafgaand aan de vergadering worden afgehandeld (bijvoorbeeld een gevraagde update). Dat is wel zo efficient.
Tool: een online pagina in een teamsite/ group/ space, een wiki-page, een online document of een document opgeslagen op een online locatie. Afhankelijk van de middelen die een werkgever aanbiedt.
Link/ inbelnummer
Maak een link aan voor een vergadering. In sommige gevallen moet hiervoor een vergadering ingepland worden, soms kunnen links worden aangemaakt zonder in te plannen. In sommige gevallen kan een link voor een vergadering worden aangemaakt in een uitnodiging, dan valt deze stap samen met de volgende.
Tool: online vergader tool, zoals bijvoorbeeld Google Hangout of Skype of MS Teams. Het kan ook telefonisch met een inbelnummer of door de ‘samenvoegen’ functie van je telefoon te gebruiken, maar dan is beeld delen niet mogelijk.
Uitnodigen
Nodig personen uit, zorg dat ze daarbij de link naar de agenda ontvangen en de link/ het telefoonnummer voor de vergadering
Tool: Google Agenda, MS Outlook of gewoon via mail.
Scherm delen en online notulen
Tijdens de vergadering is het vaak handig om scherm te delen, waarbij het onderwerp dat besproken wordt, wordt getoond en/ of de agenda en/ of de notulen. Maak tijdens de vergadering direct de notulen en toon deze. De notulen kunnen worden toegevoegd aan de agenda.
Tool: online vergader tool, zoals bijvoorbeeld Google Hangout of Skype of MS Teams.
Actiepunten
Noteer de actiepunten direct, inclusief eigenaar en einddatum, terwijl het scherm wordt gedeeld. Dan komt daar later geen discussie over. Gebruik hiervoor bij voorkeur specifieke tools. Gebruik anders een wiki, document, pagina oid.
Voor actiepunten bestaan veel soorten tools, individueel of als onderdeel van een groter pakket (Google Suite / Sharepoint tasks/ Confluence). Deze tools hebben als voordeel dat acties uit meerdere vergaderingen/ verslagen bij elkaar staan voor een persoon en biedt vaak de mogelijkheid om discussies te voeren over acties en/ of ze aan anderen toe te kennen na aanvulling.
Tools: o.a. Microsoft tasks, Google tasks, Confluence tasks, Asana. Er zijn veel tools maar de keuze is mn afhankelijk van de omgeving waarop je werkt en de tools die de werkgever ter beschikking stelt.