Thuiswerkscan – Waar hebben jouw medewerkers nu hulp bij nodig?

Afgelopen week zijn veel mensen in het diepe gegooid en werden ze geacht massaal over te stappen op thuiswerken. Nu, een week later, is het een mooi moment om het net op te halen. Hoe gaat het de medewerkers af? Wat gaat prima? Waar hebben ze hulp bij nodig?

Thuiswerkhulp.nl ontwikkelde een thuiswerkscan. Deze gaat in op de volgende onderdelen:

  • Welke apparaten gebruikt men thuis?
  • Wat kan men thuis ‘gewoon’ blijven doen?
  • Wat kan men (nog) niet blijven doen?
  • Welke tools gebruikt men?
  • Hoe worden die gebruikt?
  • Waarbij heeft men hulp nodig?
  • Hoe zit het met de motivatie en informele contacten?

Ben je werkgever of teamleider en hebben je medewerkers hulp nodig met thuiswerken? Vraag een link aan die je je medewerkers kunt sturen. Wij sturen je dan dagelijks een update van het aantal respondenten en een rapportage op het moment dat dit aantal voldoende is.

Vraag hieronder een unieke link aan. Of bel 06 21 59 7887 voor meer informatie.

Vodafone/ Ziggo plaatst interview met thuiswerkhulp.nl

Heel Holland werkt thuis

Oké, misschien niet héél Holland. Maar sinds vorige week komt een groot deel van onze bevolking niet meer naar kantoor. En die overstap gaat niet voor iedereen zonder slag of stoot. Geert Jan Hoge van thuiswerkhulp.nl begeleidde afgelopen jaren diverse bedrijven bij het invoeren van plaats- en tijdonafhankelijk werken. In dit blog deelt hij zijn belangrijkste tips om beter thuis te werken tijdens de Corona-crisis.

Geert Jan Hoge: “Mensen die nu acuut moeten overstappen op thuiswerken, hebben niet de luxe van een zachte landing. Geen trainingen, geen supportmedewerkers. Vaak niet eens tijd om ervoor te zorgen dat alle medewerkers over een laptop beschikken – bij voorkeur met een webcam en een microfoon. Veel bedrijven beschikken ook nog niet over eigen online tools, laat staan over instructies daarvoor, een opgeleide helpdesk of coaches.

> Lees hier het hele interview

Tools, tutorials en tips en tricks

Zowel Microsoft als Google hebben aangekondigd hun uitgebreide suites met producten gratis ter beschikking te stellen in deze crisistijd.

Verder is online veel informatie te vinden over het gebruik van deze en andere tools en schiet iedereen elkaar links en rechts te hulp. Met name op LinkedIn en Twitter, als een soort spontaan ontstane online helpdesk.

Mensen delen lijsten met tools, organiseren webinars voor leerkrachten, delen videotutorials voor het gebruik van Microsoft Teams of Google Hangouts. Tool-aanbieders en zzp’ers bieden aan om hun kennis en ervaring te delen en bieden zich bijvoorbeeld aan als thuiswerkcoach.

Thuiswerkhulp.nl heeft een selectie gemaakt van tools, informatie over gebruik ervan die online beschikbaar is en op de site gepubliceerd. Zo brengen we vraag en aanbod naar de benodigde kennis bij elkaar. Ook hebben we diverse tips en tricks verzameld en online gezet.

Heb je vragen die niet beantwoord zijn, stuur ons die dan. Wij kijken of we beschikbare informatie kunnen vinden in ons netwerk en zullen anders kijken of we dat kunnen (laten) produceren.

Welke hulp heb je nodig?

Veel bedrijven hebben de afgelopen dagen hals over kop moeten overstappen op thuiswerken. En dat vraagt nogal wat van de bedrijven en hun medewerkers.

Onze professionals hebben diverse bedrijven geholpen die thuiswerken hebben ingevoerd. Zij hebben hiervoor meestal ruim de tijd kunnen nemen. Vaak werd hiervoor meer dan een jaar uitgetrokken en doorliepen we een traject in een aantal stappen. Van inventarisatie van de behoeften en tool- en leverancierselectie tot invoer, training en coaching van medewerkers (adoptie).

Bedrijven die nu gedwongen worden tot (versneld) invoeren van thuiswerken hebben deze tijd niet kunnen nemen en lopen vanzelfsprekend tegen problemen aan. Daar willen wij graag bij helpen.

Hiernaast staat een opsomming van de stappen die genomen moeten worden, in de vorm van een pol. Een aantal aspecten zijn al aan de orde gekomen in eerdere berichten. Andere komen binnenkort aan bod.

Waar loopt jij of jouw organisatie nu vooral tegenaan?

Voor meer informatie of directe hulp, neem contact met ons op.

Online training geven (webinar) – hoe dan?

In de serie ‘thuiswerken – hoe dan’ deel ik een filmpje van Debby van der mije en Paul Keijzers. In dit filmpje is uitgelegd hoe je op basis van teams een online training kunt inplannen en organiseren. Hierbij wordt er dus van uit gegaan dat je een sharepoint omgeving hebt. Google suite biedt een vergelijkbare tool.

Voor degenen die geen omgeving hebben lijken deze instructies misschien niet interessant, maar ik plaats het juist voor hen zodat duidelijk wordt welke mogelijkheden de tools zoal bieden en hoe eenvoudig ze eigenlijk te hanteren zijn. Een tutorial video als deze kunnen gebruikt worden om medewerkers eenvoudig op weg te helpen.

Direct aan de slag of vragen? Neem contact met me op.

Thuiswerken – hoe werkt dat dan. Online vergaderen

Thuiswerken kan bestaan uit online vergaderen. Voor velen is dat inmiddels misschien al gesneden koek. Toch hier een artikel gewijd aan online vergaderen voor degenen die starten met thuiswerken. Al merk ik ook vaak dat ook de doorgewinterde thuiswerker deze tips en tricks niet kent.

Online vergaderen. Een aantal stappen, tips en tool suggesties.
Direct aan de slag met thuiswerken? Thuiswerkhulp.nl regelt het en helpt je op weg.

Agenda

Maak vooraf een agenda op en zet die op een plek waar iedereen bij kan. Bij voorkeur op een plek waar anderen deze kunnen aanvullen of erop kunnen reageren.
Personen die iets willen bespreken kunnen dan een item toevoegen aan de agenda. Iedereen weet dat dan en kan zich ook daarop voorbereiden.
Door middel van reacties op een agenda kunnen vaak punten al voorafgaand aan de vergadering worden afgehandeld (bijvoorbeeld een gevraagde update). Dat is wel zo efficient.

Tool: een online pagina in een teamsite/ group/ space, een wiki-page, een online document of een document opgeslagen op een online locatie. Afhankelijk van de middelen die een werkgever aanbiedt.

Link/ inbelnummer

Maak een link aan voor een vergadering. In sommige gevallen moet hiervoor een vergadering ingepland worden, soms kunnen links worden aangemaakt zonder in te plannen. In sommige gevallen kan een link voor een vergadering worden aangemaakt in een uitnodiging, dan valt deze stap samen met de volgende.

Tool: online vergader tool, zoals bijvoorbeeld Google Hangout of Skype of MS Teams. Het kan ook telefonisch met een inbelnummer of door de ‘samenvoegen’ functie van je telefoon te gebruiken, maar dan is beeld delen niet mogelijk.

Uitnodigen

Nodig personen uit, zorg dat ze daarbij de link naar de agenda ontvangen en de link/ het telefoonnummer voor de vergadering

Tool: Google Agenda, MS Outlook of gewoon via mail.

Scherm delen en online notulen

Tijdens de vergadering is het vaak handig om scherm te delen, waarbij het onderwerp dat besproken wordt, wordt getoond en/ of de agenda en/ of de notulen. Maak tijdens de vergadering direct de notulen en toon deze. De notulen kunnen worden toegevoegd aan de agenda.

Tool: online vergader tool, zoals bijvoorbeeld Google Hangout of Skype of MS Teams.

Actiepunten

Noteer de actiepunten direct, inclusief eigenaar en einddatum, terwijl het scherm wordt gedeeld. Dan komt daar later geen discussie over. Gebruik hiervoor bij voorkeur specifieke tools. Gebruik anders een wiki, document, pagina oid.
Voor actiepunten bestaan veel soorten tools, individueel of als onderdeel van een groter pakket (Google Suite / Sharepoint tasks/ Confluence). Deze tools hebben als voordeel dat acties uit meerdere vergaderingen/ verslagen bij elkaar staan voor een persoon en biedt vaak de mogelijkheid om discussies te voeren over acties en/ of ze aan anderen toe te kennen na aanvulling.

Tools: o.a. Microsoft tasks, Google tasks, Confluence tasks, Asana. Er zijn veel tools maar de keuze is mn afhankelijk van de omgeving waarop je werkt en de tools die de werkgever ter beschikking stelt.

Gratis thuiswerk tools voor iedereen

Google en Microsoft geven hun zakelijke thuiswerksoftware tijdelijk gratis weg vanwege het coronavirus, zodat bedrijven en scholen hun personeel en leerlingen thuis kunnen laten werken!

Maar er komt meer bij kijken. Laat ons dat voor je regelen.

Thuiswerken invoeren – complex?

Als project manager en business owner heb ik veel ervaring met het invoeren van tools voor online samenwerken, kennis ontwikkelen en -delen bij diverse grote bedrijven. Je kunt dit goed doen, maar ook de mist in gaan. Je kunt het groots aanpakken maar vaak ook gewoon direct aan de slag gaan.

In alle gevallen is wel gebleken dat het invoeren van ‘plaats- en tijdonafhankelijk werken’ ofwel thuis werken niet alleen een kwestie is van even de tools implementeren. Het is van belang een duidelijk beeld te hebben van het doel of de doelen en (vertegenwoordigers van) de gebruikers te betrekken bij diverse keuzes die gemaakt moeten worden voordat de middelen gekozen en ontwikkeld/ ingericht worden.

Ook moeten gebruikers getraind en begeleid worden, niet alleen zodat ze weten hoe het een en ander werkt maar vooral hoe ze het kunne toepassen.

Dit hoeft niet altijd allemaal groot en ingewikkeld te zijn, dat kan best snel, ‘fit for purpose’.

Eenvoudig en snel invoeren

Bedrijven die door Corona gedwongen worden om thuiswerken per direct in te voeren en scholen die opeens thuisles moeten gaan geven hebben niet de luxe om eerst uitgebreid de tijd te nemen voor analyse en ontwerp.

We hebben daarom een minitraject ontworpen om effectief thuiswerken (en thuisles) op korte termijn te kunnen implementeren. We maken daarbij onder andere gebruik van een online intake, video tutorials en meekijk-coaching.

Thuiswerken invoeren bestaat uit de volgende stappen:

  • Vrijblijvend online intake
  • Toolkeuze en offerte
  • Tool installeren en globaal inrichten
  • Train de gebruikers/ train de trainers
  • Start
  • Coaching en nazorg

Binnen een paar dagen kan je organisatie of school aan de slag.

Wil je meer informatie ontvangen? Of wil je hulp bij het direct invoeren van thuiswerken of thuisles geven? Neem contact op.